Pracownik powinien złożyć wniosek o urlop na żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu i przed godziną świadczenia pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Prawo pracownika do urlopu na żądanie wynika z art. 1672 Kodeksu pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.). Regulacja ta stanowi, że pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Natomiast pracownik zgłasza takie żądanie pracodawcy najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.
Odnośnie faktycznego terminu zgłoszenia żądania o urlop wypowiedział się Sąd Najwyższy, który w wyroku z dnia 15 listopada 2006 r., sygn. akt I PK 128/06, uznał, że: "Wniosek o udzielenie urlopu ?na żądanie? (art. 1672 K.p.) powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy. Regulamin pracy albo przyjęta u pracodawcy praktyka zakładowa (zwyczaj) mogą przewidywać późniejsze zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu ?na żądanie?".

Zatem pracownik powinien złożyć wniosek o urlop na żądanie najpóźniej przed godziną, od której ma rozpocząć w danym dniu pracę lub później, jeśli tak wynika z praktyki stosowanej w zakładzie. Dlatego też, gdy w firmie brak jest odmiennych uregulowań odnośnie wnioskowania o urlop na żądanie, pracownicy powinni zgłaszać żądanie jego udzielenia najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu i przed godziną rozpoczęcia pracy w danym dniu. Forma pisemna zgłoszenia nie jest bezwzględnie wymagana.